تنظيم الوقت وعمل المهام المطلوبة بشكل سليم

الكثير منا يملك كثيرا من الوقت في يومه ولكن لا يستطيع إستغلاله بشكل سليم وأيضا هناك من وقته قليل ويمكن أن ينجز فيه بعض الأشياء ولكن أيضا لا يستطيع إستغلاله بشكل سليم وسوف نتناول الكثير من الأمثلة على إستغلال الوقت بشكل سليم لتستطيع عمل مهامك اليومية بطريقة فعالة وحل جميع مشكلاتك باذن الله ولتكسب وقت تقضيه في حياتك العادية. وهناك الكثير من التطبيقات التي تساعدك على معرفة كيف تقضي وقتك اليومي وفي أي شيء يضيع الوقت ويعطي لك تقرير لتفحصه وتعرف المشكلة حتى تستطيع تنظيم وقتك ومن هذه التطبيقات Toggl وهي خدمة رائعة جدا وجميلة ويمكن أن تنفعك عندما تقوم بمهمة أو عمل لشخص آخر

هذه هي أهم خطوة وهي التي يبنى عليها كل شيء, من أول يوم تعلمنا مادة العلوم في المدرسة أخبرونا ان خطوات التفكير العلمي لحل المشكلة هي تحديد المشكلة ولذلك قبل الشروع في تنفيذ أي عمل مطلوب منك يجب عليك كتابة هذا العمل أو المشكلة التي تود حلها ويمكنك كتابتها بأكثر من طريقة

مميزات كتابة المهام وتحديدها أولا أنك تقوم بتنظيم عملك وتعرف ما المطلوب منك وتجعل من الوقت قيمة, وكلما إنتهيت من مهمة سوف تشجعك على إكمال الأخرى وهكذا. وسوف تقلل عليك الضغط كلما تعرف أن عدد المهام يقل. وهنا مثال على المهام من موقع Todoist

بعض المهام التي تحتاج لإنجازها لن تنتهي في يوم واحد ولذلك ضع لها وقت من يومك وضع لكل مهمة وقت حتى لا تستمر في عملها اليوم كله وتضيع باقي المهام الموجودة وحتى تحس بإحساس أنك انتهيت من بعض المهام المطلوبة منك وأنجزت. وهناك بعض الإضافات في متصفح Google Chrome تساعدك في تعقب الوقت الذي تقضيه في عمل مهمة معينة مثل Task Timer وهكذا

إذا كانت لديك مهمة أو مشكلة كبيرة جدا يجب عليك تقسيمها لمشاكل أصغر منها فمثلا لو عندك مهمة كبيرة وهي الإنتهاء من تعلم لغة برمجة وهذه مهمة يمكن أن تأخذ منك شهور لذلك يجب عليك تقسيمها لمهام أقل ولو كانوا 50 مهمة وكل مهمة تعمل عليها وحدها ومرحلة التقسيم هذه تسمى Mind Mapping ويمكن أن تقوم بعملها بنفسك وتكتبها اما على ورقة أو باي برنامج من برامج المهام كما قلنا في الخطوات السابقة أو تستخدم برنامج لعمل ال Mapping وهناك الكثير مثل XMind وأيضا هناك خدمات Online مثل Coggle وهذا مثال لعمل Mind Mapping لمهمة معينة على سبيل التجربة وهل تعلم لغة JavaScript

لا تقم ابدا بعمل المهمة السهلة أولا بل إختار المهمة الأكثر أهمية لأن جميع المهام ليست بنفس الأهمية فمثلا لو أنك تقوم بعمل موقع لعميل ولديك مهمة أخرى هي تعلم لغة معينة ومهمة أخرى هي تنظيم ملفات جهازك فسوف نرى أن المهام كلها ليست بنفس الأهمية فمثلا موقع العميل سوف يأخذ الكثير من الوقت لكنه هو الأهم وكل وقت سوف تقضيه في مهمة أخرى مهما كانت سهلة سوف يضيع من وقت مهمة العميل لذلك مهمة العميل أولا ثم تعلم اللغة ثانيا ثم تنظيم ملفات جهازك ويمكن أيضا في الكثير من الحالات تجميع المهام المتشابهة في نفس الوقت فمثلا تخيل معي أنه لديك الكثير من الدورات التعليمية للغة معينة وأثناء التعلم يمكنك تنظيم الملفات الخاصة بالدورات التعليمية فمثلا عندما تنتهي من كل فيديو من الدورة تقوم بعمل Folder جديد وداخله ال Chapters الخاصة بالدورة وكل فيديو تنتهي منه تقوم بكتابة اسمه ورقمه وتضعه في هذا ال Folder وهكذا. وبهذه الطريقة أنت تقوم بتعلم اللغة وتقوم بتنظيم الملفات في نفس اللحظة.

يجب عليك أن تأخذ وقت للراحة Break بين كل مهمة والأخرى حتى لا تفقد تركيزك وحتى تفرغ رأسك من بقايا المهام السابقة وحتى تكون منتعش ومستعد للمهمة التالية.

الكثير من التصرفات في حياتك يمكن أن تضيع لك وقت تنفيذ المهمة مثل التحديث مع أصدقائك على مواقع ال Social Media والتحدث في الجوال وترك المهمة لعمل أي شيء آخر, لذلك يجب عليك أن تعرف انه وقت المهمة للمهمة فقط وبعد الإنتهاء لديك مكافآت ووقت للراحة لذلك لا تضيع الوقت الخاص بالمهمة في أي شيء آخر وقم بإغلاق مواقع ال Social Media تماما ويستحسن أيضا إغلاق الإنترنت على جوالك حتى لا تأتي أي رسالة وتقوم بتشتيتك.

يقول الكثير من الأوروبيين Stop Being Perfect إذا استمريت في سباق الوصول للكمال في عمل مهمة معينة لن تصل إلى عملها وأيضا سوف تضيع وقت المهام الأخرى لذلك يجب أن يكون لديك مستوى جودة معينة في عمل المهمة لتترك الوقت اللازم للمهام الأخرى واتبع المثال الإنجليزي It’s Never Going to Be Perfect, So Just Get It Done, لتستطيع تكملة مهامك الأخرى

الكثير من الوقت تحس بملل في يومك وأنه لا رغبة لك في عمل المطلوب منك وهناك الكثير من النصائح البسيطة التي يمكن أن تغير ال Mood الخاص بك لتستطيع اكمال المهام مثل تغيير مكان جهازك أو مكتبك أو تغيير مكان الأشياء في غرفتك لتخرج من النمط العادي للحياة وهذه الطريقة فعالة وتنفع مع الكثير وأيضا يمكنك أن تقوم بعمل شيء تحبه من هواياتك مثل القراءة مثلا وهنا مقال كامل لكيفية القضاء على الملل.
أسباب الملل وكيفية القضاء عليه

لا تقم أبدا بحذف إنجازاتك لكن كل ما عليك هو كتابة كلمة Done بجانبها على حسب كيف قمت بإضافة المهام وفي نهاية كل اسبوع قم بإلقاء نظرة على هذه القائمة فهي قائمة إنجازاتك التي سوف تجعلك سعيدا وتكمل ما بدأته وسوف تكون بمثابة تشجيع كبير لك. ويمكن النظر إليها في نهاية كل اسبوع وفي نهاية كل شهر لترى كل ما انجزته في خلال الشهر وهناك الكثير من البرامج التي تحسب لك نسبة الإنجاز وتعطي لك نقط أيضا ونياشين مثل موقع Todoist لتعرف نسبة إنجازك أحسن من الشهر السابق أم أسوأ لتستطيع بناء على النتيجة عمل اللازم.

ساعات النوم والتنظيم من أهم الأشياء التي تغير حياتك للأحسن فإذا لم تأخذ حاجتك من النوم فإن أي مهمة سوف تزيد مدة عملها بسبب قلة التركيز والنشاط لذلك يجب أن تعطي للنوم حقه وللرياضة أيضا ولا تعتقد ان الوقت الزائد في الرياضة والنوم سوف يضيع من وقت مهامك وطبعا المقصود هنا الوقت الطبيعي للنوم وليس النوم لمدة 10 ساعات 😀 مثلا

وقتك ثمين وهو رصيدك في الحياة لذلك يجب أن تقول لا لأي شيء لا يتماشى مع مهامك والحفاظ على وقتك فمقلا لو كنت مصمم Graphic وطلب منك شخص ما من فضلك قم بعمل صورة لي مجانا فيجب أن تفكر كثيرا أن وقت عمل الصورة مأخوذ من وقتك ويمكن في هذا الوقت عمل الكثير فمثلا يمكن أن تتعلم أكثر في مجالك ويمكن أن تقوم بعمل مدفوع يغطي إحتياجاتك واحتياجات اسرتك ومثلا يمكن أن تقوم بعمل مهمة أو إثنين من المهام المطلوبة منك لذلك يجب أن تتعلم أن تقول لا في الوقت المناسب وكل شخص مسؤول عن وقته. أما لو كان لديك وقت وليس لديك شيء تقوم به وأردت عمل خير في هذا الشخص يمكنك وقتها عمل ما تريد له وأنت صاحب القرار.

الكثير من الوقت سوف تستلم بريد إلكتروني وسوف تستلم مكالمات هاتفية وسوف تستلم رسائل على برنامج Whatsapp لذلك لا تقم بالرد عليهم في نفس اللحظة التي تصل فيها الرسالة بل إجمع كل هذا في وقت واحد للرد عليه حتى تنظم وقتك بشكل سليم وحتى لا تخرج من التركيز في المهمة التي تعمل فيها وطبعا حتى تفهم هذه النقطة بشكل جيد ليس المقصود أن تستلم رسالة Whatsapp أو Facebook من صديق ولا ترد فورا وأنت جالس تشاهد التليفزيون مثلا او تسلي نفسك لا هذا ليس المقصود بل المقصود أن لا تفعل هذا في وقت تنفيذ المهام ولكن بعد الإنتهاء من المهام قم بالرد على كل شيء وللعلم يمكن أن تضع كل هذا في مهمة وانا نفسي أقوم بعمل ذلك فمثلا كل يوم لدي مهمة وهي الرد على 50 رسالة في موقع Facebook وكل يوم لدي مهمة هي الرد على كل رسائل ال Whatsapp والإنتهاء من الطلبات الموجودة فيها وهكذا

كلما عشت يوم جديد فلابد أن يتطور عقلك لأنك أخذت خبرة جديدة وتعلمت معلومة جديدة لذلك يجب أن تستغل تفكيرك لتطور من حياتك لتسهيل أداء المهام المطلوبة منك وإبتعد عن الحياة النمطية التي يعيشها الكثير والذين يقولوا دائما “إنها تعمل فلا تغير منها” فهذا غير صحيح بالمرة يجب عليك أن تكون متجدد دائما فعلى سبيل المثال لو افترضنا أنك تعمل كدعم فني في شركة وترد يوميا على العملاء ويوميا تسمع نفس المشكلة من العملاء وكل مرة ترد عليهم وتشرح لهم المشكلة فأنت هكذا تستهلك وقت ومجهود وطاقة بدون داعي فتخيل معي لو قمت بعمل مقال أو شرح فيديو ووضعته على موقع الشركة وعندما يتصل بك عميل ويسأل عن المشكلة تخبره ببساطة أنك سوف ترسل له على بريده الإلكتروني الحل مشروح بالتفصيل وتستغل الوقت الذي تستهلكه مع العملاء لتطوير المقال أو الفيديو ليكون سلس وسهل جدا على الناس لتطبيقه, وسوف أعطيك مثال آخر يحدث معي يوميا وهي الأسئلة التي يسألها الناس وتتكرر كل يوم وبناء عليها قررت عمل قسم في الموقع اسمه سؤال وجواب وهذا القسم أضع فيه الأسئلة التي تتكرر كثير في الرسائل الخاصة وكل ما سألني شخص عن السؤال اعطيه صفحة السؤال والإجابة وكلما يتطور السؤال اطور معاه صفحة الإجابة وازيد في معلوماتها واطور منها يوميا وهكذا قمت بتوفير وقت لي وللناس.

نظام المكافآت هو أحسن نظام في العالم, تخيل معي عندما تعمل شهر كامل وتحصل على المرتب وتخيل معي لو حصلت على المرتب بدون تعب صدقني لن تحس بمتعة اي مال إلا في حالة أنك تعبت فيه, ونظام المكافآت هو أن تكافيء نفسك لكل مهمة قمت بها وسوف تحس بالمتعة عندما تقوم بعمل أي هواية من هوايات كجائزة لك بعد الإنتهاء من عمل معين فتخيل معي مثلا أنك قمت بتحديد 4 مهام إذا إنتهيت منهم سوف تشاهد Film معين تحبه أو تقرأ كتاب معين أو رواية أو تلعب مع أصحابك Online أو تخرج مع أصحابك لل Coffee Shop قارن بنفسك مشاهدة الفيلم وقراءة الكتابة والذهاب لل Coffee Shop دائما بدون عمل شيء مفيد وسوف تحس بالملل ولن تشعر بطعم أي شيء ولكن جرب أن تكون هذه مكافآة لك بعد الإنتهاء من عمل معين سوف تجد المتعة الكاملة باذن الله. إذا لم تصدقني سوف اعطيك مثال إذهب لشخص يجلس على ال Coffee Shop طوال اليوم بدون تعب ولا أي شيء واساله على الملل الذي يعيشه وإسأل شخص آخر يقوم بمهامه وينتهي منها ويذهب ليجلس في ال Coffee Shop عن الملل وسوف تعرف الفرق.